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Guía de cuadernos o normas de la AEB  - Operativa II

Índice
    3.2.2.- Transmisión del fichero
    3.2.3.- Firma del fichero

3.2.2.- Transmisión del fichero

Esta es la parte más sencilla de todo el proceso, de hecho existen pocas opciones para su realización.

a) A través de Internet, el fichero no pasa a ningún soporte físico, sino que directamente es transmitido desde el disco duro de nuestro ordenador al servidor u ordenador central de la entidad vía Internet. Evidentemente este es el canal más rápido ya que todo el proceso se puede completar en cuestión de minutos.

b) Mediante soportes físicos, en este caso el fichero es copiado en un soporte físico ( disquete, CD, cinta,...) y posteriormente dicho soporte es enviado a la entidad, normalmente a la sucursal donde la empresa tiene sus cuentas bancarias, quién a su vez lo remite a sus servicios centrales para que estos lo procesen. Es por tanto un sistema más eficaz que el anterior.

3.2.3.- Firma del fichero

En este caso nos vamos a centrar en la operatoria vía Internet, debido a que si en lugar de transmitir un fichero presentamos un soporte físico en la sucursal esté irá acompañado del correspondiente documento donde autorizamos a la entidad a realizar las operaciones que se describen en el fichero.

Cuando se transmiten ficheros vía Internet estos han de ser firmados por el apoderado de la empresa y de hecho aquí es donde se puede perder toda la eficacia que se ha adquirido previamente. En estos casos nos encontramos con dos situaciones radicalmente distintas:

a) El proceso de transmisión y firma se encuentra unificado
b) Los procesos de transmisión y firma se pueden completar por separado
a) El proceso de transmisión y firma se encuentra unificado
En estos casos lo que sucede es que la única persona autorizada para acceder al sitio web de la entidad bancaria es la persona que está apoderada en la cuenta, de hecho, la entidad no ha separado los procesos de transmisión y firma y por tanto siempre ha de ser la persona apoderada quien se conecte a la entidad para poder transmitir los ficheros.

Puesto que habitualmente la persona apoderada en la cuenta bancaria coincide con el gerente de la empresa y por tanto es quien tiene clave de acceso al sitio de internet de la entidad, es él quién debe realizar el proceso administrativo de transmitir los ficheros o bien dar a conocer sus claves al personal de administración para que sea este quién realice el proceso. Es evidente que esta opción entorpece todo el proceso, pues si el gerente ha de realizar el proceso de transmisión se convierte en administrativo, perdiendo un tiempo precioso. Mientras que si por el contrario da a conocer sus claves al personal administrativo de hecho está ascendiendo a dicho personal a gerente. Lo curioso es que si bien toda la banca electrónica y por ende la utilización de cuadernos bancarios se ha pensado para agilizar las relaciones banco empresa lo cierto es que en muchos casos la entidad no ha previsto que lo habitual es que el proceso se realice por varias personas con distintos grados de responsabilidad.

En ocasiones se percibe claramente que el proceso o servicio se ha diseñado más pensando en la eliminación de costes de la entidad financiera que en la eliminación de costes de la empresa. En estos casos no se ha tenido en cuenta el hecho de que normalmente las labores administrativas las realizan personas distintas a las personas que disponen de firma ante la entidad financiera.

b) Los procesos de transmisión y firma se pueden completar por separado
En este caso la entidad bancaria ha previsto distintos niveles de acceso a su sitio web para una misma empresa. Así al igual que en una sucursal bancaria no es habitual que el cajero tenga capacidad para realizar un descubierto a un cliente mientras que el director de la sucursal si, cada uno dispone de un nivel de acceso al sistema diferenciado. En el caso de la banca electrónica la entidad ha previsto que existan distintos niveles de acceso a su sistema por parte del personal de la empresa. Así se pueden establecer niveles básicos que por ejemplo permitan la realización de consultas así como la recepción y transmisión de ficheros, mientras que un nivel más avanzado permite determinar quién tiene acceso a cada uno de los servicios así como quién debe de autorizar la emisión de transferencias, anticipo de créditos, etc.

En este caso lo habitual es que los ficheros una vez transmitidos a la entidad bancaria quedan allí depositados a la espera de que la persona con firma de la empresa los verifique y autorice la ejecución de las operaciones que se detallan en ellos. De esta forma el gerente o apoderado de la empresa tan sólo debe autorizar las operaciones sin tenerse que preocupar de las labores administrativas que conllevan.

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