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Consolidación y previsión del flujo de cobros y pagos  - Distribución de los cobros y pagos esperados

Índice
    4.1.1.- Modificación de datos y actualización de situaciones
    4.1.2.- Auto-Filtros
    4.1.3.- Creación de Informes
    4.1.4.- Ver informes y ver informes Anticipos

4.1.1.- Modificación de datos y actualización de situaciones

Para modificar un flujo de caja tan sólo lo ha de buscar en la base de datos y modificar la información que estime oportuna. Sin embargo tenga presente que las modificaciones sólo surtirán efecto si se realizan en los campos que no son calculados, a saber: Denominación social, agrupación, concepto, factura, modalidad, Base imponible | Cuantía, Tipo IVA, Tipo IRPF, Fecha factura, Vencimiento contable y Vencimiento bancario.

Así una vez realizadas las modificaciones o rectificaciones que considere oportunas para que estas tengan efecto en las situación bancaria y contable así como en los importes tomados para la realización de los informes y previsiones debe actualizar la base de datos. Menú: Bases de Datos > B.D. Cobros > Actualizar , sólo se actualiza la base de datos cobros, Menú: Bases de Datos > Actualizar, el sistema actualiza tanto la base de datos de cobros como de pagos. Esta actualización se produce de forma automática cuando solicita cualquier informe o previsión, para que de este modo tener certeza de que los resultados del informe están totalmente actualizados.

4.1.2.- Auto-Filtros

EXCEL dispone de una función que le permite realizar combinaciones de filtrado de cualquier base de datos, esta función la hemos automatizado y se encuentra en:
Bases de Datos > B. D. Cobros > Mostrar auto filtros

Pulsando este botón encima de cada uno de los campos aparecerá un botón desplegable, pulsándolo aparece una lista con todos los valores consignados en dicho campo teniendo tan sólo que seleccionar uno de ellos para que automáticamente la base de datos quede filtrada en función de dicho campo y valor. Esta función le permite realizar cualquier combinación de filtrado que considere adecuada, ya que puede combinar todos los campos entre si.

Ejemplo: si quiere ver todos los pagarés ni vencidos ni descontados que tiene en cartera tan sólo deberá realizar el siguiente filtrado: Modalidad igual a Pagaré y Vencimiento bancario mayor o igual que la fecha de hoy o más cercana a la de hoy.

Para quitar estos filtros y volver a mostrar todos los registros que conforman la base de datos tan sólo ha de pulsar el botón:

Bases de Datos > B. D. Cobros > Quitar auto filtros

4.1.3.- Creación de informes

La herramienta dispone de una función que le permite crear informes sobre las bases de datos de flujos de caja. Esta función se encuentra en:

Bases de Datos > B. D. Cobros > Crear informes

Al pulsar este botón la aplicación le mostrará el siguiente formulario:

Asistente de elaboración de informes

Los informes resultan ordenados de forma ascendente a través de los siguientes campos: Fecha devengo - Fecha factura - o Fecha de vencimiento. En el caso de los cobros la fecha de vencimiento se corresponde con la fecha de vencimiento bancario, mientras que en los pagos la fecha de vencimiento se corresponde con la fecha de vencimiento contable.

En cuanto a la modalidad de informes que puede generar, dispone de tres modalidades distintas:

  • Origen flujo de caja, genera un informe de cobros agrupándolos por denominaciones sociales, esto es clientes.
  • Destino flujo de caja, genera un informe de cobros agrupándolos por la entidad bancaria donde finalmente se realiza el cobro.
  • Cobros anticipados, le muestra un informe detallado con los cobros que han sido anticipados, esto es aquellos que muestran como Situación Bancaria el valor Anticipado.

Una vez que haya seleccionado la modalidad del informe pulse el botón "Realizar informe" para su elaboración. La herramienta le preguntará si desea que actualice los valores y situaciones de la base de datos antes de crear el informe. Si acepta dicha opción el sistema actualizará automáticamente la base de datos, de tal modo que el informe contendrá los datos totalmente actualizados.

Así la modalidad de "Cliente | Proveedor" generará el siguiente informe:

Informe sobre cobros

Seleccionando los distintos valores de Semana, Meses, Trimestre, o Años, el informe le mostrará los flujos de caja correspondientes a dicho período, agrupados por Fechas, Situaciones bancarias y Denominaciones sociales.

La modalidad "Banco", generará el siguiente informe:

Informe de entidades donde cobrar y pagar

En este caso la información viene agrupada por la Fecha de vencimiento bancario, Entidad de destinto del flujo de caja, Situación bancaria y modalidad, instrumento de cobro o pago utilizado.

El informe "Cobros anticipados", generará el siguiente informe:

Informe de cobros anticipados

En este caso la información viene agrupada por Meses, Fecha de vencimiento bancario, Denominación social, y Vencimiento contable. Así mismo podrá filtrar los datos por entidades, trimestres, o Años.

4.1.4.- Ver informes y ver informe de cobros anticipados

Esta función simplemente le permite acceder directamente a la pantallas de "Informes de cobros" y "Informes de cobros anticipados". Cada vez que utilice esta opción la aplicación le preguntara si desea actualizar los datos. En el caso de que responda afirmativamente la herramienta actualizará todas las situaciones e importes conforme la situación actual en la base de datos vinculada.

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