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Consolidación y previsión del flujo de cobros y pagos  - Abrir la herramienta por primera vez

Índice
1.- Abrir la herramienta por primera vez
2.- Trabajar con la aplicación
  2.1.- Menú de la herramienta

1.- Abrir la herramienta por primera vez

Guarde y descomprima el fichero enviado y abra desde Excel el archivo de usuario indicado en las instrucciones. Este fichero contiene macros por lo que deberá habilitar su ejecución para que la herramienta se abra correctamente con todas sus funcionalidades operativas.

Una vez aceptada la licencia de la herramienta, se continuará el proceso de apertura creando su propio menú de usuario:

Control y previsión de cobros y pagos en una pyme
Importante: El fichero de usuario no lleva ningún tipo de protección ya que no incorpora fórmulas, lo que le permite añadir las hojas, gráficos y operaciones que precise en su caso particular, con la única limitación de que respete el nombre y estructura de las hojas - pestañas iniciales, pues en caso contrario la aplicación dejará de funcionar.

2.- Trabajar con la herramienta

2.1.- Menú

De izquierda a derecha se encontrará con los siguientes botones y submenús:

Menú de la herramienta
  1. Los botones Guardar, Guardar como, Copiar, Pegar, Zoom, Vista preliminar e Imprimir tienen el mismo funcionamiento que en el entorno normal de Excel. Esto es, le permiten guardar su trabajo, guardar el fichero de usuario con otro nombre, copiar y pegar un determinado rango, ampliar o reducir el área de trabajo mostrado en pantalla, visualizar el fichero tal y cual se imprimiría o imprimir la hoja activa, rango o libro a través de su impresora predeterminada.
  2. Inicio: este botón le permite acceder a la pantalla inicial desde cualquier otra pantalla.
  3. Salir: este botón le permite cerrar la herramienta desde cualquier pantalla. Así mismo se encarga de eliminar el menú personalizado y devolver a Excel a su entorno normal de trabajo.
  4. Vistas: este botón le permite alternar entre el entorno de trabajo de Excel, y el entorno de trabajo de la aplicación:
    • Pantalla Completa: este entorno de trabajo oculta las barras de herramientas de Excel dejando activos el menú predeterminado de Excel y el menú personalizado de la herramienta. De esta forma podrá visualizar una mayor área de trabajo disponiendo de todas las funcionalidades de Excel y de la herramienta simultáneamente.
    • Pantalla Excel: le permite visualizar las barras de herramientas propias de Excel, todas aquellas que tuviera activadas en su hoja normal, así como el menú personalizado de la aplicación. Tenga presente que, de esta forma, el área de trabajo disponible es menor.

  5. Configuración, este menú le permite acceder a las distintas opciones de configuración y personalización de la aplicación, así como a los listados de datos complementarios. Dentro del menú encontrará las siguientes opciones:
    1. Editar listados, le permite editar manualmente los distintos listados de denominaciones sociales, conceptos, agrupaciones, modalidades de cobro y pago y entidades bancarias. Estos listados se actualizan automáticamente cuando generamos un flujo de caja a través del formulario de Altas de Flujos de Caja, si bien los puede cumplimentar manualmente desde aquí.
      • Clientes y proveedores, listado donde se van acumulando los datos básicos de los clientes y proveedores a los que corresponde cada uno de los flujos de tesorería. Estos datos los puede introducir directamente en la pantalla
      • Agrupaciones, listado donde se acumulan las distintas Agrupaciones que va utilizando al dar de alta los flujos de tesorería.
      • Modalidades de cobro y pago, al igual que el listado de Agrupaciones, se trata de un listado de los distintos sistemas de cobro y pago que utiliza.
      • Entidades, le lleva a la pantalla de configuración de entidades, esto es denominación de cada una de las entidades con las que opera su empresa.
      • Conceptos, listado de los conceptos que utiliza cuando genera un flujo de caja.
      Recuerde que una definición adecuada de dichos valores le ayudará posteriormente a ajustar en mayor medida los informes obtenidos.
    2. Editar configuración, le permite editar las principales variables de la configuración, habitualmente le será útil para ajustar los tipos de IVA así como el tipo de retención a cuenta del IRPF para profesionales y autónomos.
    3. Borrar registros, esta opción le permite, seleccionando un determinado registro (fila), de un listado o base de datos borrarlo dejando la base de datos ordenada alfabeticamente y eliminando los huecos que se puedan producir en ella. Puede realizar un borrado múltiple simplemente seleccionando varios registros de forma consecutiva.
      Nota: Para borrar un flujo de cobro o pago tan sólo ha de seleccionar uno de los campos del registro, no es preciso que seleccione toda la fila que compone el registro.
      Es importante que todas las tablas y bases de datos sean sólidas, esto es, que no existan filas vacias entre los registros pues la aplicación tan sólo trabajará con el tramo de registros existente entre el inicio de la tabla y la primera fila vacia.
    4. Borrado completo, borra todos los datos introducidos en la herramienta, tanto en las bases de datos de cobros y pagos como en el resto de listados.

  6. Altas de flujos de caja, muestra el formulario de altas de flujos de tesorería.
  7. Bases de datos, muestra los menús de las bases de datos de cobros y pagos.
  8. Previsión de tesorería, le permite acceder al asistente de creación de informes o a la pantalla de informes.
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